Uso inteligente y efectivo de las reuniones

Los equipos más efectivos suelen destacar por utilizar de forma muy inteligente las reuniones. Lejos de estar «todo el día reunidos», han desarrollado el arte de identificar cuándo, quiénes y para qué reunirse. Pero, sobre todo, han desarrollado la capacidad de sacar chispas al tiempo en el que están reunidos, a la oportunidad que supone que en el mismo espacio-tiempo tengamos reunidos conocimiento, capacidades y competencias diferentes y valiosas.

Activan y ponen a trabajar el talento del equipo para lograr un impulso, un paso adelante que posteriormente permitirá a cada persona del equipo individualmente (o seguir trabajando conjuntamente pero de manera asíncrona) hacer kilómetros.

Pero sobre todo, saben (y cuidan) que la potencia de la reunión estará estrechamente relacionada con la potencia de las conversaciones que ese equipo es capaz de mantener y de la calidad de las interacciones que se dan entre los miembros mientras se mantienen esas conversaciones.

La conversación como fuente de conclusiones y toma de decisiones o la dimensión tangible

Para convocar una reunión, hemos identificado algún tema (agenda) que necesita un análisis complejo (miradas diferentes y complementarias) y se convoca a las personas que tienen conocimiento sobre el mismo para que aporten información y generar a partir de esta información, un debate constructivo que permita entender mejor el problema/oportunidad, tomar decisiones si procede, decidir siguientes pasos,…

Conclusiones y decisiones que posteriormente se llevarán a cabo con responsabilidad en la manera que en la propia reunión se haya decidido (reparto tareas).

¿Cómo deberíamos terminar la reunión?

✔️Con foco claro, ideas y motivación para llevarlos a la práctica y avanzar.
✔️ Sensación de que como equipo tenemos fuerza.

¡Sí, ha merecido la pena! El tiempo invertido (antes y durante) ha permitido desatascar, avanzar, tener ideas claras… es decir, el retorno de la inversión es claramente positiva.

¿Esto se logra «por ciencia infusa»? No, han construido hábitos efectivos hasta llegar a interiorizar aspectos claves como: el cuidado de los temas, mantener siempre objetivos y foco claro, una estructura de funcionamiento flexible pero eficaz que les ayuda, con procedimientos o herramientas para facilitar la toma de decisiones, la gestión de conflictos,…

En este post que escribí hace un tiempo, titulado «Necesitas menos pero mejores reuniones de trabajo» puedes encontrar algunas herramientas útiles para gestionar la estructura de la reunión.

La interacción social entre los miembros o la dimensión relacional

Pero si bien el punto anterior es el resultado tangible, hay otro elemento, el relacional, que es sobre el que se sustenta el anterior. Y es que mientras los miembros están conversando, ¡están pasando tantas cosas!

• ¿Estamos presenciando una secuencia de monólogos o hay un diálogo-intercambio real?
• ¿Cómo nos hablamos y tratamos? ¿El respeto mutuo y el lenguaje utilizado son correcto? ¿hemos activado la empatía y la practicamos activamente para tratar de entender el punto de vista y sentir del otro?
• ¿Cómo gestionamos la diversidad de opiniones y maneras de ser, y el conflicto asociado al mismo? ¿Somos capaces de debatir enérgicamente puntos de vista e ideas (conflicto de tarea o procesos) pero con el máximo respeto a la persona (conflicto social)? ¿Nos sentimos libres para expresar nuestro punto de vista, opinión, perspectiva… aunque no sea la mayoritaria?¿Nos sentimos escuchados y respetados, aunque puede que no lo compartan?
• ¿Somos creíbles y confiables, es decir, nuestras palabras están respaldadas por hechos o se las lleva el viento?
• Cómo gestionamos los egos y/o el uso de la capacidad de influencia o el poder? ¿Cómo tomamos decisiones?
• ¿Damos un rol o un lugar a cada miembro del equipo para que se sienta con capacidad de aportar y recibir? ¿Cómo distribuimos tareas y responsabilidades?
• ¿Somos capaces de entender los cambios del entorno y/o de la carga de trabajo de los miembros del equipo en el tiempo y apoyarnos/redistribuir tareas y funciones para que entre todos podamos seguir avanzando?

Señales que vamos enviando, con nuestra forma de hablar, nuestro lenguaje no verbal, nuestros silencios, lo que hacemos y dejamos de hacer, nuestra actitud, nuestras emociones,…

Mensajes claros, en una frecuencia diferentes al que usan las palabras… una frecuencia que a nivel emocional llega incluso a una velocidad mayor al que lo hacen las palabras… que a veces también malinterpretamos… pero que generan reacción.

Mensajes que retan los niveles de confianza mutua, la consideración y aprecio (personal y/o profesional) mutuo, el reconocimiento, la sensación de potencia del equipo, el sentido de pertenencia…

Así, como si se tratara de un baile en el que vamos dando pequeños pasos para adelante y para atrás, hacen que nos sintamos acercarnos o alejarnos los unos de los otros.

Elementos que requieren de consciencia y cuidado. Son elementos vivos… y ya se sabe que quita y no pon…

Si quieres puedo ayudarte a adquirir las herramientas y entrenar la habilidad necesaria para liderar reuniones eficaces, facilitar la colaboración efectiva entre los miembros de tu equipo.

O puedo apoyar a tu equipo acompañándoos en reuniones reales, donde mientras abordáis conversaciones complejas (esas que nos importan, porque nos afectan, porque en esas cualquier resultado no nos vale ni cualquier actitud nos es indiferente), aprendáis a incorporar herramientas que os ayuden a mantener mejores conversaciones, así como a incorporar pautas de funcionamiento que como equipo os resulte más efectiva.

Porque cada equipo es diferente, no hay receta que sirva para todo el mundo… pero hay recursos disponibles que nos pueden ayudar a acelerar el cambio posible, ese que nos ayuda a dar un paso adelante.