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Necesitas menos pero mejores reuniones de trabajo

28 septiembre, 2020 by Olaia Agirre Leave a Comment

La mayoría de los problemas u oportunidades que se presentan en la empresa, requieren de la intervención de más de una persona de la misma o de varias áreas. Pocas son las acciones que no impactan directa o indirectamente en otro puesto y/o en otra área de la empresa.

La interdependencia entre tareas y objetivos, requiere de una efectiva coordinación entre las personas del equipo para obtener buenos resultados.

En este contexto es donde las reuniones de trabajo adquieren verdadera relevancia, ya que tenemos la oportunidad de tener en el mismo espacio-tiempo conocimiento, capacidades y competencias diferentes y valiosas.

Un problema o una oportunidad (más o menos claras, más o menos definidas) encima de la mesa, personas que tienen un conocimiento parcial pero importante en torno al problema y seguramente, también sobre la solución, posibilidad de debatir de manera constructiva y, también, tomar decisiones para avanzar hacia la solución.

Una oportunidad de lujo para:

  • La coordinación eficaz entre las personas/áreas
  • Impulso real a la tarea
  • Contribución a  resultados/ objetivos deseados
  • Impulsar el sentimiento de potencia del equipo, palanca aceleradora del compromiso y el sentimiento de pertenencia

No obstante, la realidad habla más de un uso «poco eficiente» de las reuniones de trabajo, que se suele  traducir en:

  • Pérdida de tiempo (baja productividad)
  • Desmotivación (desmotivación y menor compromiso)
  • Resultados alejados de las expectativas (cuenta de resultados)

Por no hablar del coste económico (¿has traducido alguna vez a €€ lo que 5-6 personas de alta cualificación reunidos durante 2 horas cuesta a la empresa? ) ni, más importante, del coste de oportunidad (el retorno que la empresa conseguiría si esas personas dedicaran ese tiempo en actividades importantes y de valor, con resultados – tangibles o intangibles – pero de impacto para la empresa) que implica una reunión desaprovechada.

A veces tengo la sensación de que si suspendiéramos todas las reuniones durante 1 o 2 semanas, apenas se notaría….

Escuchado demasiadas veces en mis sesiones
de coaching ejecutivo

¿Y si dejáramos de concebir las reuniones de trabajo como el lugar donde decidimos lo que a partir de la misma va a pasar?¿y si empezáramos a valorar que el futuro empieza ahora mismo?¿que tenemos la oportunidad, aquí y ahora, entre las personas que estamos reunidas, que empiecen a pasar cosas?

Algunos cambios en la estructura y dinámicas pueden generar enormes beneficios de transparencia, confianza, ahorro de tiempo y rapidez, creando la fuerza y el espacio para otros cambios más importantes. Las reuniones, en la medida que pueden estar concebidas para modificar las interacciones entre las personas, pueden ser un buen instrumento para desarrollar la cooperación transversal entre personas, servicios y departamentos y el compromiso colectivo, a fin de mejorar los resultados de la empresa.

¿Por dónde empezar la mejora en mis reuniones de trabajo?

Te propongo empezar por repensar en clave…

  • ¿Qué reuniones necesitamos para tener un avance coordinado y adecuado en nuestro trabajo?
  • ¿Para qué van a ser esas reuniones?
  • ¿Qué conversaciones debemos mantener? ¿Entre quienes?
  • ¿Con qué periodicidad?

Y para cada reunión:

  • ¿Cuál es la conversación que necesitamos mantener en este momento?
  • ¿Qué sería llegar a un resultado que implique avanzar hacia la solución?
  • ¿Cómo estructurar la conversación para que ese paso adelante se produzca durante la conversación/reunión?
  • ¿Quiénes necesitamos estar para abordar esos temas?
  • ¿Qué tipo de dinámicas interpersonales queremos fomentar?
  • ¿Qué tipo de preparación requiere?¿Tareas individuales previas?¿Información a compartir?
  • ¿Qué dinámica es la más acertada para que al término de la reunión sintamos que hemos avanzado?
  • ¿Cómo se comparten los resultados y las conclusiones de la reunión?
  • ¿Cuál es el siguiente paso?

Y unido a esto, una idea…

Una de las tendencias más autodestructivas de los equipos es estar tan ocupados que llegan a creer que no tienen tiempo para mejorar en su manera de trabajar.

Aaron Dignan

Si tras leer estas líneas y las preguntas has sentido un cierto orgullo sano, enhorabuena. Seguramente tu equipo ha aprendido a trabajar de manera eficiente, y además de resultados y ritmo de avance, el compromiso y la corresponsabilidad entre los miembros será algo visible. Cuando está, es una presencia viva, se ve y se siente.

Si por el contrario has sentido cierta incomodidad y sensación de que «algo más deberíamos estar haciendo», no lo dudes. Trabajar para mejorar tus reuniones, es IMPORTANTE… y seguramente también URGENTE. Una idea… normalmente todos esos fuegos que vas apagando en el día a día, tienen su origen precisamente en la falta de conversaciones efectivas que nos ayuden a abordar de manera eficaz y eficiente aquello que toca hacer. Y qué, si no es eso, ¿es una reunión?

Filed Under: Desarrollo de equipos, Reflexiones desde la práctica Tagged With: compromiso, cooperación, facilitacion, liderazgo, productividad, resultados, reuniones, trabajo en equipo

SOS: ¿Otra reunión más?

6 octubre, 2013 by Olaia Agirre 2 Comments

El objetivo de una reunión de trabajo debería ser dar la oportunidad de, aprovechando los conocimientos, aptitudes y habilidades de las personas reunidas, ponerlas a trabajar conjuntamente para lograr avances significativos sobre el tema en cuestión que se desea abordar. Es decir, podríamos decir que la reunión ha sido exitosa si al salir de la misma se sale mejor que como se entró: con las cosas más claras, sabiendo cuáles son los pasos a seguir, habiendo abierto posibilidades, o habiendo cerrado alguna puerta, más informado, más motivado,…

De sentido común… ¡aunque a veces es el menos común de los sentidos!!

reuniones eficacesPorque sinceramente, ¿cuántas de las reuniones a las que asistimos cumplen con esta condición? Yo a lo largo de mi trayectoria profesional he asistido a múltiples reuniones interminables, algunas casi sin previo aviso ni preparación, en las que parece que siempre se «discute» de lo mismo, donde no se toma ninguna decisión,… y lo poco que se decide parece que no se lleva a la práctica,…y seamos sinceros, donde los miembros salen con la sensación de haber perdido el tiempo ¡y con todo lo que tengo por hacer! 

Me temo que no soy la única… Siento y escucho a mi alrededor que hay una queja bastante generalizada entre los profesionales por las horas invertidas en reuniones, que la verdad, dejan mucho que desear. Parece que la «moda de lo participativo» nos ha llevado a querer avanzar conjuntamente (lo cual aplaudo), adoptando la forma… pero no el fondo.

Las reuniones de trabajo son una herramienta excelente de trabajo, si están bien preparadas y desarrolladas (éstas también las conozco, por suerte) y son un excelente termómetro para medir si los miembros forman un grupo más o menos avenido, un grupo de actores que van a actuar para tomar decisiones precocinadas, o son realmente un equipo altamente eficaz. Por otra parte, la gestión eficaz de las reuniones, puede ser una excusa excelente para trabajar en la construcción del equipo.

En las reuniones de trabajo se repiten las dinámicas que se desarrollan en la organización, a pequeña escala, siendo el reflejo del ADN de la misma. En organizaciones cuya cultura es fuertemente jerarquizada, podemos encontrarnos con la típica escena en la que el Director cuenta y el resto se limita a asentir. ¿Cómo opinar, y mucho menos discrepar, si está mal visto, o incluso, penalizado? En cambio, en las organizaciones más innovadoras y participativas, no sólo se participa en las reuniones de manera activa, ¡sino que lo que está mal visto es que no se aporte!

Las reuniones se deben preparar y desarrollar atendiendo a la finalidad que se busque con las mismas, pero en general, hay una serie de pautas que ayudan a que éstas sean más eficaces (Michael West, Sabino Ayestarán, Alain Cardon), es decir, que saquemos el máximo jugo al tiempo y las capacidades de las personas reunidas para seguir avanzando:

– Determinar y consensuar el modo de funcionamiento del equipo: tiempo de duración, dinámicas durante y entre reuniones, ritmos de trabajo esperados, forma en la que se toman las decisiones y cómo se superan los conflictos. Es importante que todos sepamos lo que se espera de mi y de cada uno de los miembros del equipo, pues ayuda a generar responsabilidad y confianza en las posibilidades del equipo.

– Es recomendable informar de antemano los temas que se desean tratar y repartir previamente la información necesaria (si existiera) con el objeto que se lleven preparados por los miembros: ahorro de tiempo y esfuerzo de concentración. No aporta nada más que cansancio y aburrimiento que una persona se limite a leer un power point que me lo habría leído tranquilamente en mi mesa y en menor tiempo. Pasemos a discutir los temas, conclusiones, dudas, puntos de vista diferentes, puntos de vista en común,… ¡construyamos sobre lo ya hecho compartiendo entre todos!

–  Fijar una serie de roles o funciones que velen por el buen funcionamiento de la reunión es también otro punto a tener en cuenta. Además, si vamos rotando estos roles, conseguimos mayor enriquecimiento y posibilidades de desarrollo y aprendizaje. Entre los roles, destacaría, basándome en la definición que realiza Alain Cardon en su metodología de Reuniones Delegadas:

el de Participante: es un rol que asumen todos, y como tal se debe apelar a que aporten su conocimiento, sus ideas, dudas, reflexiones,… ¡Es responsabilidad de todos enriquecer la reunión!

el Facilitador: será el que guíe la reunión, el que mantendrá el foco en los objetivos de la misma, sin permitir que nos desviemos, salvo que el equipo lo decida así, pero con causa justificada. Controla las intervenciones, y los silencios, invitando a participar a aquellos miembros más retraídos o que callan por no mostrar desacuerdo. ¿No es acaso el desacuerdo, desde la educación, una posible alternativa que al menos habría que inspeccionar?

el Decisor: este rol puede ser rotativo, conjunto o estático (si la última decisión es por ejemplo del Director del Departamento). Conocer en manos de quién están las decisiones y en base a qué las va a tomar genera confianza.

el Impulsa Decisiones: no es el responsable de tomar la decisión, pero sí empujar al equipo, cuando llevamos discutiendo un cierto tiempo sin llegar a nada concreto, a que tome decisiones concretas.

el Medidor del tiempo, va marcando los tiempos para que no se pierda perspectiva y eternicen los temas / reuniones. ¡La puntualidad, tanto al comienzo como al final de la reunión es una virtud!¡El tiempo es oro!

el Escribano recoge las ideas que se han debatido y decidido y hace llegar a todos los miembros un pequeño acta o resumen para que todos nos vayamos con las mismas ideas.¡Decisiones, tareas y responsabilidades claritas!

el coach o el que con espíritu constructivo, realiza un pequeño feedback, pegado a los hechos, con el objeto de reflexionar cómo lo hemos hecho y cómo podemos mejorar para próximas reuniones. ¡Es una carrera de fondo que admite todo tipo de mejoras!

– Se debe lograr que a lo largo de la reunión todos los miembros participen, pues es la manera de que aporten valor a la tarea, y que el debate no termine recurrentemente centrado en las mismas personas de siempre. Todos los miembros son válidos y ofrecen conocimientos, habilidades y competencias diferentes que son necesarios para la consecución del objetivo. ¡El infrautilizar estos recursos, es un lujo que los equipos y las organizaciones no se pueden permitir!

– Por último, realizar un seguimiento de las decisiones tomadas y su ejecución. Si lo acordado en la reunión no se lleva a cabo, ¿para qué hemos hecho la reunión?

Las reuniones altamente efectivas, son una herramienta que permiten la colaboración y el logro de objetivos más altos que los que individualmente se podrían alcanzar. El lograr las competencias necesarias para la cooperación y aumentar la eficacia y eficiencia de las reuniones es una labor que no se consigue de un día a otro, es una carrera de fondo. 

Este tipo de dinámicas, aparentemente fáciles de implantar por su sencillez, requiere de entrenamiento, pues hablamos de crear las condiciones que permitan que realmente los miembros trabajen conjuntamente, cambiando hábitos y dinámicas arraigadas, que a veces permanecen ocultas o tan interiorizadas que el equipo no es ni consciente, y otras que aun conocidas, son «tabú» y hay que sacarlas a la luz, y crear la fluidez necesaria para que realmente logremos aflorar todo el potencial del equipo. Pero en caso de alcanzarlo, ¡los niveles de eficiencia y satisfacción crecen como la espuma!

¿Cómo son tus reuniones?

¿Te has sentido identificado?

¿Te imaginas lo que podrías hacer con el tiempo liberado y con un nivel de eficiencia mayor que te permite aspirar a objetivos más ambiciosos?

Está en tus manos.

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AHORA,  ¡DEPENDE DE TI!!

desarrollo organizativo y de personas

Filed Under: Desarrollo de habilidades, Desarrollo organizativo: estrategia y su implementación Tagged With: Alain Cardon, eficacia, entrenamiento, equipos, gestion tiempo, reuniones, Reuniones Delegadas, roles, Sabino Ayestaran, West

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