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Uso inteligente y efectivo de las reuniones

12 enero, 2022 by Olaia Agirre Leave a Comment

Los equipos más efectivos suelen destacar por utilizar de forma muy inteligente las reuniones. Lejos de estar «todo el día reunidos», han desarrollado el arte de identificar cuándo, quiénes y para qué reunirse. Pero, sobre todo, han desarrollado la capacidad de sacar chispas al tiempo en el que están reunidos, a la oportunidad que supone que en el mismo espacio-tiempo tengamos reunidos conocimiento, capacidades y competencias diferentes y valiosas.

Activan y ponen a trabajar el talento del equipo para lograr un impulso, un paso adelante que posteriormente permitirá a cada persona del equipo individualmente (o seguir trabajando conjuntamente pero de manera asíncrona) hacer kilómetros.

Pero sobre todo, saben (y cuidan) que la potencia de la reunión estará estrechamente relacionada con la potencia de las conversaciones que ese equipo es capaz de mantener y de la calidad de las interacciones que se dan entre los miembros mientras se mantienen esas conversaciones.

La conversación como fuente de conclusiones y toma de decisiones o la dimensión tangible

Para convocar una reunión, hemos identificado algún tema (agenda) que necesita un análisis complejo (miradas diferentes y complementarias) y se convoca a las personas que tienen conocimiento sobre el mismo para que aporten información y generar a partir de esta información, un debate constructivo que permita entender mejor el problema/oportunidad, tomar decisiones si procede, decidir siguientes pasos,…

Conclusiones y decisiones que posteriormente se llevarán a cabo con responsabilidad en la manera que en la propia reunión se haya decidido (reparto tareas).

¿Cómo deberíamos terminar la reunión?

✔️Con foco claro, ideas y motivación para llevarlos a la práctica y avanzar.
✔️ Sensación de que como equipo tenemos fuerza.

¡Sí, ha merecido la pena! El tiempo invertido (antes y durante) ha permitido desatascar, avanzar, tener ideas claras… es decir, el retorno de la inversión es claramente positiva.

¿Esto se logra «por ciencia infusa»? No, han construido hábitos efectivos hasta llegar a interiorizar aspectos claves como: el cuidado de los temas, mantener siempre objetivos y foco claro, una estructura de funcionamiento flexible pero eficaz que les ayuda, con procedimientos o herramientas para facilitar la toma de decisiones, la gestión de conflictos,…

En este post que escribí hace un tiempo, titulado «Necesitas menos pero mejores reuniones de trabajo» puedes encontrar algunas herramientas útiles para gestionar la estructura de la reunión.

La interacción social entre los miembros o la dimensión relacional

Pero si bien el punto anterior es el resultado tangible, hay otro elemento, el relacional, que es sobre el que se sustenta el anterior. Y es que mientras los miembros están conversando, ¡están pasando tantas cosas!

¿Estamos presenciando una secuencia de monólogos o hay un diálogo-intercambio real?
¿Cómo nos hablamos y tratamos? ¿El respeto mutuo y el lenguaje utilizado son correcto? ¿hemos activado la empatía y la practicamos activamente para tratar de entender el punto de vista y sentir del otro?
¿Cómo gestionamos la diversidad de opiniones y maneras de ser, y el conflicto asociado al mismo? ¿Somos capaces de debatir enérgicamente puntos de vista e ideas (conflicto de tarea o procesos) pero con el máximo respeto a la persona (conflicto social)? ¿Nos sentimos libres para expresar nuestro punto de vista, opinión, perspectiva… aunque no sea la mayoritaria?¿Nos sentimos escuchados y respetados, aunque puede que no lo compartan?
¿Somos creíbles y confiables, es decir, nuestras palabras están respaldadas por hechos o se las lleva el viento?
Cómo gestionamos los egos y/o el uso de la capacidad de influencia o el poder? ¿Cómo tomamos decisiones?
¿Damos un rol o un lugar a cada miembro del equipo para que se sienta con capacidad de aportar y recibir? ¿Cómo distribuimos tareas y responsabilidades?
¿Somos capaces de entender los cambios del entorno y/o de la carga de trabajo de los miembros del equipo en el tiempo y apoyarnos/redistribuir tareas y funciones para que entre todos podamos seguir avanzando?

Señales que vamos enviando, con nuestra forma de hablar, nuestro lenguaje no verbal, nuestros silencios, lo que hacemos y dejamos de hacer, nuestra actitud, nuestras emociones,…

Mensajes claros, en una frecuencia diferentes al que usan las palabras… una frecuencia que a nivel emocional llega incluso a una velocidad mayor al que lo hacen las palabras… que a veces también malinterpretamos… pero que generan reacción.

Mensajes que retan los niveles de confianza mutua, la consideración y aprecio (personal y/o profesional) mutuo, el reconocimiento, la sensación de potencia del equipo, el sentido de pertenencia…

Así, como si se tratara de un baile en el que vamos dando pequeños pasos para adelante y para atrás, hacen que nos sintamos acercarnos o alejarnos los unos de los otros.

Elementos que requieren de consciencia y cuidado. Son elementos vivos… y ya se sabe que quita y no pon…

¿Y cómo puedes ayudar a tu equipo a avanzar y mejorar resultados?

Preparándote, aprendiendo a leer las señales y entrenando la habilidad para ayudar a tu equipo a trabajar de manera más eficiente.

Si quieres puedo ayudarte a adquirir las herramientas y entrenar la habilidad necesaria para liderar reuniones eficaces, facilitar la colaboración efectiva entre los miembros de tu equipo.

O puedo apoyar a tu equipo acompañándoos en reuniones reales, donde mientras abordáis conversaciones complejas (esas que nos importan, porque nos afectan, porque en esas cualquier resultado no nos vale ni cualquier actitud nos es indiferente), aprendáis a incorporar herramientas que os ayuden a mantener mejores conversaciones, así como a incorporar pautas de funcionamiento que como equipo os resulte más efectiva.

Porque cada equipo es diferente, no hay receta que sirva para todo el mundo… pero hay recursos disponibles que nos pueden ayudar a acelerar el cambio posible, ese que nos ayuda a dar un paso adelante.

Relaciones simbióticas o parasitarias

13 marzo, 2017 by Olaia Agirre 2 Comments

No siempre es fácil cooperar. Además de un buen arranque, con un cúmulo de buenas intenciones y aspiraciones, lo que hacemos en el proceso afianza (relaciones simbióticas de ganar-ganar o relaciones de interdependencia) o consume (relaciones parasitarias no equilibradas desde la dependencia) el espíritu con el que esa colaboración surgió. Porque la cooperación, que tiene como objetivo el avance de la tarea para llegar al objetivo, surge de elementos tales como:

la confianza, en la potencial del equipo y en las oportunidades de crecimiento que aporta a las personas,

la forma de trabajar del equipo, que determinan la eficacia y la calidad de los pasos que damos

y la construcción conjunta de un estilo de hacer, una identidad y una forma de estar en ese equipo.

Que a su vez facilitan que se construya un contexto donde afloran:

el liderazgo compartido, donde se relevan responsabilidades y energías, en la medida que la tarea lo requiere

dar un lugar a cada uno, reconociendo y permitiendo actuar desde sus capacidades, lo que le hace especial y valioso para el equipo

Nuevas soluciones, dado que somos capaces de verdad, construir sobre lo que sabemos, y no tanto, quedarnos en lo que ya sabemos.

Elementos potentes y frágiles a partes iguales.

Potentes porque cuando están presentes, la magia de los equipos se despliega y sus efectos se aprecian en las personas y en los resultados que la suma de capacidades diferentes pueden llegar a alcanzar.

Frágiles porque cuando hay comportamientos que van en contra del nosotros al anteponer el yo, y por tanto rompe el espíritu primario con el que surgió, las alas se ven replegar rápidamente y las tensiones de los objetivos individuales y egoístas. Tensiones que buscan:

maximizar a costa de otros el resultado de una de las partes – quiero un trozo mayor de la tarta a tu costa

aumentar las cotas de seguridad – ante la duda no me expongo, no arriesgo e incluso no me muestro

o el no esfuerzo – hago lo mínimo posible sabiendo que el resultado es mediocre y poco más «para no desentonar»

Hay una fina línea entre cooperar y el uso y el abuso, entre ayudar y aprovecharse, entre delegar y descargarse de trabajo y responsabilidades, entre pedir ayuda y poner en un compromiso,… el equilibrio… la fina línea del medio.

Y una evidencia palpable en los equipos de si hay relaciones simbióticas o parasitarias: pues se observa una voluntad de remar todos en la misma dirección, de sumar fuerzas, frente a una tensión de soka-tira, donde cada uno tira para su lado, y la suma de lo que construimos entre todos es mediocre, en tanto en cuanto, las fuerzas se van por el sumidero de los conflictos personales. Conflictos que ocupan el lugar de lo que realmente ocurre, el avance de la tarea, la calidad necesaria del trabajo tanto individual como de equipo, de tener claros el marco, intereses individuales y colectivos, propósito y condiciones de esa cooperación.

Así, Stephen Covey hablaba de un elemento indispensable para la cooperación: la interdependencia que sólo se puede construir desde la independencia. Así, define diferentes etapas en la madurez de las personas. Un continuum en el que nos movemos:

Dependencia – TU -: Te necesito para conseguir mis objetivos

Independencia – YO – : Consigo mis objetivos gracias a mi esfuerzo

Interdependencia – NOSOTROS – : Combino mis esfuerzos con los esfuerzos de otros y así, ambos, logramos mayores logros.

Le interdependencia requiere de madurez y responsabilidad. Madurez y responsabilidad que sólo desde la conquista contigo mismo por la independencia, el ser capaz de hacerlo por tus medios, te facilita. Porque el unirse a otra persona para cooperar es una elección, no la única posibilidad.

Una persona que sintiéndose independiente (requisito previo necesario), toma la elección consciente de dar un paso hacia otra(s) persona(s) para sumar fuerzas, desde la diferencia, y apoyarnos mutuamente.

Podría hacerlo (al menos una buena parte) por mi mismo, pero somos conscientes que juntos llegaremos más lejos, porque hay algo en lo que percibimos que nos complementamos, creando una suma de capacidades y posibilidades que nos enriquece a ambos.

Así, decidimos poner de manifiesto lo que podemos aportar (damos, y por tanto ponemos las necesidades del otro en la ecuación), pero también nuestras necesidades y anhelos (damos sin desaparecer nosotros de la ecuación) . Porque la transparencia en las intenciones y propósito es una sólida piedra en la construcción de la base de esa cooperación (piedra angular en la confianza). Porque para crear una relación ganar-ganar hay que tener en cuenta todos los elementos de la ecuación: los tangibles y los intangibles; los tuyos, los míos, y los nuestros; lo que se ve… y no se ve pero se percibe;… para que lo que parecía simbiótico, no resulte ser en último término parasitario, y por tanto, podamos:

llegar realmente donde individualmente no podríamos (o a duras penas llegaríamos)

aprender y crecer en el proceso, porque me permites aprender de ti y tú aprendes de mí

El elemento que engrasa la maquinaria empresarial

23 septiembre, 2015 by Olaia Agirre 2 Comments

Post originalmente publicado en el Blog de EITB de Inteligencia Emocional

En una bici, las ruedas , el cuadro, los pedales, las cadenas,… son imprescindibles para poder andar, correr,… en definitiva, avanzar. En cualquier empresa, las competencias técnicas (conocimientos + habilidades) necesarias para poder realizar el producto u ofrecer el servicio adecuado, son imprescindible.

Si ofrezco maquinaria de precisión, y no domino la tecnología, no voy a poder ofrecer un producto de calidad, con lo cual, sencillamente, el mercado me va a descartar. Igual que la bici que no tiene cadena y por más que pedalee no avanza. Fuera, descartado, así de sencillo.

Ahora bien… supongamos que esa bici que tiene sus ruedas, sus pedales, su cadena… a pesar de una buena apariencia, resulta que tiene una cadena sin engrasar. Una cadena seca, dura,… incluso oxidada… ¿Cuál sería el resultado? Que sencillamente, no podría avanzar de manera adecuada, e incluso corro el peligro de caer.

Pues en esa empresa que ofrece maquinaria de precisión, supongamos que domina a la perfección la tecnología y procesos de producción… pero resulta que por ejemplo,…entre sus diferentes departamentos (personas, no olvidemos que cuando el departamento de producción habla con el departamento de marketing es Ana de producción quien habla con Juan de Marketing) la comunicación es pésima.

Supongamos que la información parece que, según producción, los comerciales hacen caso omiso de los plazos que ellos necesitan, que no detallan adecuadamente las especificaciones y las medidas que ellos requieren para producir adecuadamente, y claro, luego siempre hay problemas a la hora de la puesta en marcha. Y bla, bla, bla,…

En cambio, marketing asegura que los de producción no facilitan su trabajo, dado que no admiten cierta flexibilidad en los plazos (dentro de lo razonable, por supuesto), ni en algunas especificaciones del cliente, o es más, que a pesar de que ellos los señalan, los de producción se lo saltan. Y claro, ¡luego tienen que dar ellos la cara! Y bla, bla, bla…..

¿Os suena?

Puede ser un ejemplo más o menos simple, pero hechos que en el día a día se repiten una y otra vez, con mayor o menor tensión. Y, ¿de qué estamos hablando aquí? Estas personas son muy competentes, conocedoras de lo que hacen, cada uno en su área, sencillamente ¡brillantes!

Pues hablamos de una serie de competencias no técnicas, competencias transversales, que cuando funcionan parece que no has hecho nada, pero que cuando brillan por su ausencia ¡provocan pequeños fuegos por doquier!!!!!

Competencias como la comunicación, la empatía, la capacidad de establecer objetivos comunes y comprometernos con ellos, la capacidad de valorar la diferencia en el otro, y por tanto, respetar y dar valor a otras formas de hacer, no diferentes en el sentido de mejores/peores que las mías, sino en el sentido de que complementan mi forma de hacer las cosas, y por tanto, enriquecen,…. la autoconfianza, y la capacidad de confiar y de generar confianza, la actitud adecuada, la capacidad de sentir y por tanto, regular, mis propias emociones, también las de los demás, la capacidad de autocontrol, la capacidad de relacionarse con el otro de manera positiva,…

En fin, un sin fin de pequeñas grandes competencias que si están o no están, marcan una gran diferencia, que se refleja en el sentir de las personas, en su rendimiento, en su capacidad de innovación, … y en última instancia, en la capacidad de respuesta de la empresa, y por tanto en los resultados de la misma. Porque no olvidemos, en una empresa, todo está interrelacionado.

Si me permitís la expresión,

Las competencias técnicas serían requisito necesario

pero no suficiente,

y necesitamos las competencias no técnicas

para que los resultados,

que se obtienen con las competencias técnicas,

sean posibles.

¡Pura complementariedad!

Pues al hilo de esta reflexión, os presento dos propuestas en las que participo como miembro del Consorcio de Inteligencia Emocional (CIE) y que espero sean de tu interés:

La primera, este viernes, 25 de Septiembre, un coloquio donde participo junto con Mas Innovacion y Belbin España, y donde el título de Inteligencia Emocional aplicada a la empresa, os proponemos una reflexión en línea a lo que te he comentado en este post.

Por cierto, nos encantaría conocer tus reflexiones sobre lo que acabas de leer y si crees que ese tipo de situaciones ocurren y consideras que ese tipo de competencias no técnicas tienen o no su influencia, y en qué medida:

IE aplicada en la empresa - INVITACION — Si pinchas en la imagen te lleva a la inscripción 😉

Y la segunda propuesta, y para quien quiera profundizar aún más en cómo liderar equipos de innovación, y lograr formas de trabajar que faciliten contextos que fomenten actitudes innovadoras entre las personas del equipo y/o empresa, tenéis otra cita el 2 de Octubre en Innobasque, donde se presentará la nueva edición del proyecto Formación-Acción-Evaluación, que bajo el título Aprender a liderar Equipos de Innovación, y tendremos la ocasión de conocer de primera mano, algunas experiencias de organizaciones que han participado en ediciones pasadas. De esta manera damos el pistoletazo de salida a esta nueva edición que arranca en próximas fechas. Por cierto, si estás interesado en participar o recibir más información, no dudes en solicitárnoslo, o inscribirte en http://goo.gl/IdP4kz . ¡Estás a tiempo!

Espero os resulten de interés ambas propuestas, ¡y espero nos veamos en Zamudio!

Y uniendo con la reflexión inicial de este post…

¿Quieres compartir con nosotros tu experiencia/ tu perspectiva sobre la importancia, o no, de este tipo de competencias? ¿Consideras que se les da la importancia que tienen?

*Image courtesy of Sira Anamwong at FreeDigitalPhotos.net

Heridas de guerra

5 julio, 2015 by Olaia Agirre Leave a Comment

Las cicatrices de nuestro cuerpo muestran las diferentes experiencias que hemos vivido…

las marcas en la rodilla son consecuencias de las maratonianas jornadas de verano en aquellos parques de tierra y arena (las rodillas rojas de mercromina que lucíamos en verano, ¡todo un clásico!),

la cicatriz en la ceja las travesuras de una niña de 2 años que no se resistió al embrujo y diversión que una montaña de suaves mantas en el suelo prometían… sin darse cuenta que el canto de la cama estaba peligrosamente cerca,…

«Heridas de guerra» como decimos mi hijo y yo, tratando de normalizar y quitar hierro, cada vez que viene con alguna marca fruto de los juegos, travesuras o, simplemente, haber disfrutado. Heridas de «guerra» o marcas de las experiencias vividas, que nos marcan más o menos, y que nos acompañan a lo largo de nuestra vida…

Pero además de las marcas que se observan en nuestro cuerpo, hay otras marcas, más discretas, invisibles a simple vista al ojo humano, pero que nos marcan, y normalmente mucho más, que las físicas. Heridas que las llevamos en el corazón y el alma.

Esas heridas que nos hemos provocado o nos han provocado; heridas de situaciones complicadas que no hemos sabido resolver de manera positiva; esas heridas que nos marcan; esas heridas que hacen que interpretemos nuestra realidad con un determinado prisma o manera de entender tanto la vida como todo lo que nos ocurre.

Heridas no sanadas que subyacen en nuestro comportamiento, en nuestra interpretación de la realidad, en lo que pensamos, en lo que sentimos e incluso en cómo vivimos las situaciones. Heridas que tiñen «el color del cristal con el que miramos».

Así, un mismo gesto, para unos es insignificante, a otros nos pone de vuelta y media. Y no se trata del gesto en sí, sino del significado o carga con el que dotamos a ese gesto en función de nuestra experiencia, de nuestras necesidades… de nuestras «heridas de guerra».

Y es que un comentario dicho sin mayor intención, en un momento determinado, puede ser la chispa que arde Troya, y, ¿no os ha pasado nunca que cuando avanza la discusión, incluso olvidamos el «gran motivo» que tanto nos incendió … y surge eso de «es que en el fondo no se trata de…»? En realidad se trata de la necesidad de que me reconozcas, que me tengas en consideración, de sentirme segura, de sentir que tengo un lugar, de sentir mi valía, que … que de alguna manera esa heridita es reconocida, cuidada… y tal vez, un poquito más sanada…

¿Te resuena? Y es que sí, todos, absolutamente todos (y ni es consuelo de muchos ni consuelo de tontos, sino una constatación de algo que condiciona las relaciones con nosotros mismos y con los demás), en mayor o menor medida, tenemos nuestras heriditas… (una colección de hecho… con mayor o menor profundidad) y sino… ¡que eche la primera piedra quien se sienta libre de ella!!!

Y ¿qué impacto tiene en nosotros esas heridas? Pues que, como he mencionado antes, hacen que veamos nuestro mundo con un determinado «color», con un tinte que subjetiviza lo que llega a nosotros. Porque, consciente o inconscientemente, tratamos de cubrir las necesidades no cubiertas que tenemos. De manera positiva o negativa… pero a cubrirla necesariamente.

Pero lo mismo que hago yo, hacen el resto de las personas. Por lo que, lo que interactúan no son dos personas en un mismo contexto, sino dos personas que tienen contextos subjetivos, y por tanto, distintos pero que ¡parten del supuesto que son uno mismo!!!

Pero es que además, lo que mostramos es la punta del iceberg, muy alejado de la raíz, del origen… ¡y es que nadie va mostrando sus necesidades! «Hola, soy Juan y lo que busco es sentirme aceptado y reconocido». Como mucho, vemos las acciones que realizamos para llevar a cabo la estrategia para cubrir esas necesidades. Y la verdad, no somos ni tan claros ni tan lineales, ni nuestras estrategias son en muchos casos positivas…

Con lo que… el pastel está servido… y es que sí, en este contexto, las relaciones interpersonales tienen su complejidad. Porque:

cuando hablamos de algo partimos de dos interpretaciones que pueden llegar a ser totalmente diferentes

porque el significado que damos a las palabras, a los gestos, a las emociones,… son diferentes

porque tendemos a concentrarnos en nosotros mismos (yo, mi, me), y adolecemos de espíritu curioso respecto al otro (¿empatía?)

porque cada una de las partes va a tratar de cubrir de alguna manera sus necesidades, relacionadas con esas heridas que llevamos

porque la relación entre lo que hacemos y la intención con la que hacemos, no siempre se ven tan claras (y parto de que no se hace con maldad ni espíritu retorcido, simplemente muchas veces ni nosotros somos conscientes de la relación)

porque en lugar de hablar desde lo que somos, con nuestras fortalezas y nuestra vulnerabilidad, hablamos y actuamos desde la coraza que hemos ido construyendo para proteger, cual tirita, esa herida… pero ¡ay, todavía duele!

¿La buena noticia?

Que con niveles de autoconocimiento adecuados, podemos conocer mejor nuestras heridas y cómo sanarlas, ver en qué tipo de comportamientos caemos y buscar alternativas más eficaces y saludables

Que podemos llegar a entender que otros también tienen sus heridas, y tal vez comprender que… desde ese contexto, está actuando lo mejor que en ese preciso momento está siendo capaz. ¿Y si fuéramos capaces de tender puentes para crear contextos en los que se puedan generar otro tipo de dinámicas y comportamientos?

Entender el tipo de dinámicas que se generan, y encontrar una puerta para que, en lugar de seguir cultivando relaciones de competitividad (mis necesidades o las tuyas), encontrar otras maneras de trascender y tal vez, llegar a mantener relaciones más sanas y satisfactorias

¿No suena mal no?

AHORA, ¡DEPENDE DE TI!!

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

Inteligencia ¿emocional?

17 abril, 2015 by Olaia Agirre Leave a Comment

Post publicado originalmente en el Blog de EITB de Inteligencia Emocional

Hay situaciones que nos superan, que nos tocan tan de cerca que perdemos la perspectiva…¿Cómo diferenciar «la realidad», lo que está pasando de manera más objetiva, y el estallido de emociones que tiñe esa realidad? Tanto en momentos «calentón», donde el enfado o la ira nos invaden, como en momentos de «subidón» o de euforia hace que veamos una realidad, la nuestra, que pasado un tiempo y rebajada la intensidad emocional, nosotros mismos nos extrañamos de nuestra propia actuación… Pero, ¡si no era para tanto!. ¿Os suena?

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