La mayoría de los problemas u oportunidades que se presentan en la empresa, requieren de la intervención de más de una persona de la misma o de varias áreas. Pocas son las acciones que no impactan directa o indirectamente en otro puesto y/o en otra área de la empresa.

La interdependencia entre tareas y objetivos, requiere de una efectiva coordinación entre las personas del equipo para obtener buenos resultados.

En este contexto es donde las reuniones de trabajo adquieren verdadera relevancia, ya que tenemos la oportunidad de tener en el mismo espacio-tiempo conocimiento, capacidades y competencias diferentes y valiosas.

Un problema o una oportunidad (más o menos claras, más o menos definidas) encima de la mesa, personas que tienen un conocimiento parcial pero importante en torno al problema y seguramente, también sobre la solución, posibilidad de debatir de manera constructiva y, también, tomar decisiones para avanzar hacia la solución.

Una oportunidad de lujo para:

• La coordinación eficaz entre las personas/áreas
• Impulso real a la tarea
• Contribución a  resultados/ objetivos deseados
• Impulsar el sentimiento de potencia del equipo, palanca aceleradora del compromiso y el sentimiento de pertenencia

No obstante, la realidad habla más de un uso «poco eficiente» de las reuniones de trabajo, que se suele  traducir en:

• Pérdida de tiempo (baja productividad)
• Desmotivación (desmotivación y menor compromiso)
• Resultados alejados de las expectativas (cuenta de resultados)

Por no hablar del coste económico (¿has traducido alguna vez a €€ lo que 5-6 personas de alta cualificación reunidos durante 2 horas cuesta a la empresa? ) ni, más importante, del coste de oportunidad (el retorno que la empresa conseguiría si esas personas dedicaran ese tiempo en actividades importantes y de valor, con resultados – tangibles o intangibles – pero de impacto para la empresa) que implica una reunión desaprovechada.

A veces tengo la sensación de que si suspendiéramos todas las reuniones durante 1 o 2 semanas, apenas se notaría….

Escuchado demasiadas veces en mis sesiones
de coaching ejecutivo

¿Y si dejáramos de concebir las reuniones de trabajo como el lugar donde decidimos lo que a partir de la misma va a pasar?¿y si empezáramos a valorar que el futuro empieza ahora mismo?¿que tenemos la oportunidad, aquí y ahora, entre las personas que estamos reunidas, que empiecen a pasar cosas?

Algunos cambios en la estructura y dinámicas pueden generar enormes beneficios de transparencia, confianza, ahorro de tiempo y rapidez, creando la fuerza y el espacio para otros cambios más importantes. Las reuniones, en la medida que pueden estar concebidas para modificar las interacciones entre las personas, pueden ser un buen instrumento para desarrollar la cooperación transversal entre personas, servicios y departamentos y el compromiso colectivo, a fin de mejorar los resultados de la empresa.

¿Por dónde empezar la mejora en mis reuniones de trabajo?

Te propongo empezar por repensar en clave…

• ¿Qué reuniones necesitamos para tener un avance coordinado y adecuado en nuestro trabajo?
• ¿Para qué van a ser esas reuniones?
• ¿Qué conversaciones debemos mantener? ¿Entre quienes?
• ¿Con qué periodicidad?

Y para cada reunión:

• ¿Cuál es la conversación que necesitamos mantener en este momento?
• ¿Qué sería llegar a un resultado que implique avanzar hacia la solución?
• ¿Cómo estructurar la conversación para que ese paso adelante se produzca durante la conversación/reunión?
• ¿Quiénes necesitamos estar para abordar esos temas?
• ¿Qué tipo de dinámicas interpersonales queremos fomentar?
• ¿Qué tipo de preparación requiere?¿Tareas individuales previas?¿Información a compartir?
• ¿Qué dinámica es la más acertada para que al término de la reunión sintamos que hemos avanzado?
• ¿Cómo se comparten los resultados y las conclusiones de la reunión?
• ¿Cuál es el siguiente paso?

Y unido a esto, una idea…

Una de las tendencias más autodestructivas de los equipos es estar tan ocupados que llegan a creer que no tienen tiempo para mejorar en su manera de trabajar.

Aaron Dignan

Si tras leer estas líneas y las preguntas has sentido un cierto orgullo sano, enhorabuena. Seguramente tu equipo ha aprendido a trabajar de manera eficiente, y además de resultados y ritmo de avance, el compromiso y la corresponsabilidad entre los miembros será algo visible. Cuando está, es una presencia viva, se ve y se siente.

Si por el contrario has sentido cierta incomodidad y sensación de que «algo más deberíamos estar haciendo», no lo dudes. Trabajar para mejorar tus reuniones, es IMPORTANTE… y seguramente también URGENTE. Una idea… normalmente todos esos fuegos que vas apagando en el día a día, tienen su origen precisamente en la falta de conversaciones efectivas que nos ayuden a abordar de manera eficaz y eficiente aquello que toca hacer. Y qué, si no es eso, ¿es una reunión?