El objetivo de una reunión de trabajo debería ser dar la oportunidad de, aprovechando los conocimientos, aptitudes y habilidades de las personas reunidas, ponerlas a trabajar conjuntamente para lograr avances significativos sobre el tema en cuestión que se desea abordar. Es decir, podríamos decir que la reunión ha sido exitosa si al salir de la misma se sale mejor que como se entró: con las cosas más claras, sabiendo cuáles son los pasos a seguir, habiendo abierto posibilidades, o habiendo cerrado alguna puerta, más informado, más motivado,…

De sentido común… ¡aunque a veces es el menos común de los sentidos!!

Porque sinceramente, ¿cuántas de las reuniones a las que asistimos cumplen con esta condición? Yo a lo largo de mi trayectoria profesional he asistido a múltiples reuniones interminables, algunas casi sin previo aviso ni preparación, en las que parece que siempre se “discute” de lo mismo, donde no se toma ninguna decisión,… y lo poco que se decide parece que no se lleva a la práctica,…y seamos sinceros, donde los miembros salen con la sensación de haber perdido el tiempo ¡y con todo lo que tengo por hacer! 

Me temo que no soy la única… Siento y escucho a mi alrededor que hay una queja bastante generalizada entre los profesionales por las horas invertidas en reuniones, que la verdad, dejan mucho que desear. Parece que la “moda de lo participativo” nos ha llevado a querer avanzar conjuntamente (lo cual aplaudo), adoptando la forma… pero no el fondo.

Las reuniones de trabajo son una herramienta excelente de trabajo, si están bien preparadas y desarrolladas (éstas también las conozco, por suerte) y son un excelente termómetro para medir si los miembros forman un grupo más o menos avenido, un grupo de actores que van a actuar para tomar decisiones precocinadas, o son realmente un equipo altamente eficaz. Por otra parte, la gestión eficaz de las reuniones, puede ser una excusa excelente para trabajar en la construcción del equipo.

En las reuniones de trabajo se repiten las dinámicas que se desarrollan en la organización, a pequeña escala, siendo el reflejo del ADN de la misma. En organizaciones cuya cultura es fuertemente jerarquizada, podemos encontrarnos con la típica escena en la que el Director cuenta y el resto se limita a asentir. ¿Cómo opinar, y mucho menos discrepar, si está mal visto, o incluso, penalizado? En cambio, en las organizaciones más innovadoras y participativas, no sólo se participa en las reuniones de manera activa, ¡sino que lo que está mal visto es que no se aporte!

Las reuniones se deben preparar y desarrollar atendiendo a la finalidad que se busque con las mismas, pero en general, hay una serie de pautas que ayudan a que éstas sean más eficaces (Michael West, Sabino Ayestarán, Alain Cardon), es decir, que saquemos el máximo jugo al tiempo y las capacidades de las personas reunidas para seguir avanzando:

– Determinar y consensuar el modo de funcionamiento del equipo: tiempo de duración, dinámicas durante y entre reuniones, ritmos de trabajo esperados, forma en la que se toman las decisiones y cómo se superan los conflictos. Es importante que todos sepamos lo que se espera de mi y de cada uno de los miembros del equipo, pues ayuda a generar responsabilidad y confianza en las posibilidades del equipo.

– Es recomendable informar de antemano los temas que se desean tratar y repartir previamente la información necesaria (si existiera) con el objeto que se lleven preparados por los miembros: ahorro de tiempo y esfuerzo de concentración. No aporta nada más que cansancio y aburrimiento que una persona se limite a leer un power point que me lo habría leído tranquilamente en mi mesa y en menor tiempo. Pasemos a discutir los temas, conclusiones, dudas, puntos de vista diferentes, puntos de vista en común,… ¡construyamos sobre lo ya hecho compartiendo entre todos!

–  Fijar una serie de roles o funciones que velen por el buen funcionamiento de la reunión es también otro punto a tener en cuenta. Además, si vamos rotando estos roles, conseguimos mayor enriquecimiento y posibilidades de desarrollo y aprendizaje. Entre los roles, destacaría, basándome en la definición que realiza Alain Cardon en su metodología de Reuniones Delegadas:

el de Participante: es un rol que asumen todos, y como tal se debe apelar a que aporten su conocimiento, sus ideas, dudas, reflexiones,… ¡Es responsabilidad de todos enriquecer la reunión!

el Facilitador: será el que guíe la reunión, el que mantendrá el foco en los objetivos de la misma, sin permitir que nos desviemos, salvo que el equipo lo decida así, pero con causa justificada. Controla las intervenciones, y los silencios, invitando a participar a aquellos miembros más retraídos o que callan por no mostrar desacuerdo. ¿No es acaso el desacuerdo, desde la educación, una posible alternativa que al menos habría que inspeccionar?

el Decisor: este rol puede ser rotativo, conjunto o estático (si la última decisión es por ejemplo del Director del Departamento). Conocer en manos de quién están las decisiones y en base a qué las va a tomar genera confianza.

el Impulsa Decisiones: no es el responsable de tomar la decisión, pero sí empujar al equipo, cuando llevamos discutiendo un cierto tiempo sin llegar a nada concreto, a que tome decisiones concretas.

el Medidor del tiempo, va marcando los tiempos para que no se pierda perspectiva y eternicen los temas / reuniones. ¡La puntualidad, tanto al comienzo como al final de la reunión es una virtud!¡El tiempo es oro!

el Escribano recoge las ideas que se han debatido y decidido y hace llegar a todos los miembros un pequeño acta o resumen para que todos nos vayamos con las mismas ideas.¡Decisiones, tareas y responsabilidades claritas!

el coach o el que con espíritu constructivo, realiza un pequeño feedback, pegado a los hechos, con el objeto de reflexionar cómo lo hemos hecho y cómo podemos mejorar para próximas reuniones. ¡Es una carrera de fondo que admite todo tipo de mejoras!

– Se debe lograr que a lo largo de la reunión todos los miembros participen, pues es la manera de que aporten valor a la tarea, y que el debate no termine recurrentemente centrado en las mismas personas de siempre. Todos los miembros son válidos y ofrecen conocimientos, habilidades y competencias diferentes que son necesarios para la consecución del objetivo. ¡El infrautilizar estos recursos, es un lujo que los equipos y las organizaciones no se pueden permitir!